仕事

新人が先輩・上司へのメールを送るときに気をつけたい4つのこと

こんにちは。にょきパパです。

社会人になると、職場の先輩や上司に連絡をする機会が増えてきます。

今だと、メールよりもLINEが主流でしょうか。

私の職場でも、50代の先輩もLINEを活用しています。

 

目上の方へ送るメールだと少し気をつかうと思います。

 

でも、私は後輩から、

「それはちょっと失礼じゃないかな」

というメールを送られたことがけっこうあります。

 

”メールの打ち方””メールの内容”だけで、先輩からの評価が下がるのはもったいないですよね。

 

そこで、私の実体験から、どんなメールが失礼だと思われるかどうメールをすれば良かったのかなどを紹介していきます。

自分自身が、そういうメールを送ってしまっていないか思い返しながら読んでもらえたらと思います。

こういうメールを送っていたら気をつけましょう

いきなり本題に入るメール

私が上司や先輩にメールするときは、

「お忙しいところ失礼します」

とか、

「お休みのところすみません」

と最初に一文入れてから本題に入ります。

きっと、ほとんどの人がそうだと思います。

 

私の後輩の場合、

「明日って駅に7時でいいんですよね?」

以上。みたいなメールをふつうに送ってきていました。

 

このときは、集合時間の確認でした。

もちろん、後輩が聞きたいのはこの部分だけなのでしょう。

 

でも、仕事の時間外に送るメールとしては不適切です。

 

送られてきたのは夜の10時頃でしたので、

「夜分遅くに失礼します」

の一文はほしいですね。

できればもっと早い時間帯に確認すべきことですが、その一文があるだけで、印象がかなり変わります。

 

この場合、

「夜分遅くに失礼します。

明日の集合なのですが、〇〇駅に7時でよかったでしょうか。

申し訳ありませんが、お時間あるときに返信いただければと思います。」

くらいは送ってほしいです。

翌日のことであれば電話の方がいいですね。

「はい」、「了解です」、「わかりました」だけのメール

仕事のことで、後輩からの質問に答えたときや、こちらから何か指示した内容についてこうした返信が来ることがあります。

後輩からの質問への答えに対して

この場合、後輩の方から質問があってメールを送ってきています。

それに対しての返事をして、後輩の疑問が解消されていると思ってください。

 

この場合、

「ありがとうございました」

と礼をすることを忘れてはいけません。

 

これは相手が先輩や上司に限った話ではないですよね。

友だちが相手であっても、

「ありがとう!」

と言うものだと思います。

最低限度の礼儀として、答えてもらったことに対しては礼をきちんと入れましょう。

 

中には、こちらが返信したのに対して、何も返してこなかったつわものもいます。

もうこれは論外ですね。

何かしらのアクションをしてください。

 

こちらからの指示に対して

仕事上のことで、

「〇〇については、このように対処してください」

といった指示をすることがあります。

 

そうしたときに、上記のように、

「はい」「了解です」「わかりました」

だけのメールが返ってくることがあります。

 

確かに、こちらの指示は理解したのだと思います。

返信もしています。

 

ただできれば、

「〇〇の件について、承知しました。

連絡ありがとうございます。」

くらい送れるといいと思います。

スタンプで返事をする

LINEでやり取りをしているとときどきあります。

スタンプを使っていいかは迷うところです。

これは相手との関係にもよります。

 

私の場合、先輩や上司が使ってきたら使うこともあります。

でも基本的に下の者から送るのは避けた方が無難です。

 

以前あったのは、後輩のミスに対しての注意をした際に、

「ごめんなさい」

という文字と、泣いているキャラクターの描かれたスタンプが送られてきました。

 

また、集合時間に遅刻しそうな後輩から、

「今向かっています」

という急いでいる様子のスタンプが送られてきたこともありました。

 

こういうスタンプを先輩や上司に送る人はそんなにいませんよね。

スタンプは便利な面もありますが、真剣な内容のときには使用を控えてほしいです。

送る時間帯を考慮しない

これも若い後輩ほどよくあります。

ふつうに日付が変わってから電話をかけてくることがありました。

 

みなさんだと何時くらいまでだったら、仕事のメールや電話が来てもいいと思うでしょうか。

 

私は電話だと夜の10時頃、メールだと日付が変わるまでには送ってほしいです。

 

これは仕事にもよるし、個人差もあると思います。

私の場合は少なくとも寝るまでにはと思ってしまいます。

その人だと何時まで大丈夫だろうかと、送る前に一度考えましょう。

できれば遅くなる前に用件は済ませたほうがいいですね。

終わりに

ここまで、私が後輩から送られてきたメールで、

「これはよくないな」

という点を取り上げました。

 

ただ、ほとんどの人は、問題なくメールを送れていると思います。

こうしたメールを送っていた後輩も、

「もう少し気をつけてね」

と話してからはきちんと考えて送るようになっています。

 

常識がないということではなく、単純に知らないのだろうなと感じます。

私自身も、言われなければわからないことがたくさんあります。

 

これを読んだ後輩の人は、一つ考えながら先輩や上司にメールを送ってみてください。

先輩にあたる人は、後輩の指導をするときに、

「知らないんだな、経験したことないんだろうな」

というおおらかな気持ちで指導してあげてもらえたらと思います。