仕事をしていると誰でも失敗をすることがあります。
上司に報告をして謝罪をすると、
「反省文を書いてくるように！」
と言われることも。
私も考えてみるとけっこう書かされてきたなぁと思います。
上司に言われた以上、書かなければいけない！
「でも反省文ってどうやって書けばいいの？」
と悩んでいる人もいるかと思います。
そうした人に向けて、反省文に必要な内容や例となる文章を紹介していきます。
求められているものは本当に反省文？
反省文についての記事ですが、先に求められているものが本当に反省文なのかどうかを確認しておきましょう。
私の職場では、何か問題が起こしたときに書かされるものとしては３種類あります。
〇報告書
〇反省文
〇手続書
一番書く機会が多いのが報告書。
次に反省文で、もっとも頻度が少ないのが手続書です。
報告書とはそのままですが、報告のための文章です。
ここには反省や謝罪といったことは一切書かずに、起きたことを正確に記していきます。
いつ、どこで、だれとだれが、どんなことがあって、どんなことが起きたのか、その結果現在はどうなっているのか。
当事者だけでなく、状況を知らない人でもわかるように書かなくてはいけません。
次に多いのが反省文。
これは一般的なイメージの反省文と同じです。
やってしまったことや被害者についての謝罪と今後のことを書きます。
滅多にないけれど重たいものが手続書。
ここは事実だけでなく、反省と社員としての心構えを振り返った記載も必要になります。
手続書を書いた場合、処分される可能性が出てくるので処分の結果がわかるまでひやひやしています。
このように、その職場によってはどういった意図で書くものなのかが違うため、そこをまずは知っておく必要があります。
報告書を求めているのに自分の反省ばかり書いては、何が起きたのかさっぱりわかりませんよね。
反省文を書く上で覚えておきたいこと
反省文はいつまでに書くか？
できる限り早く！です。
社会人だと仕事がある中で忙しいとは思いますが、急ぎの案件がなければまずはすぐに作成をした方がいいです。
そうでないと、今度は、
「いつになったら反省文を持ってくるんだ！」
と怒られてしまいます。
問題を起こした場合、少なくとも反省文を求められたその日のうちに提出しましょう。
学生だといつまでにといった期限を設けられることもあります。
それでも期限ぎりぎりにはならないように早めに出すことを進めます。
こうした問題は素早く行動をした方が誠意が伝わりやすいものです。
反省文は誰に向けて書くものなのか
これはとても重要な視点です。
反省文を誰に向けて書くものなのか、相手が何を望んでいるのかを考えましょう。
たとえば、会社の方針で遅刻したら、一律に反省文を書かせると決まっていたとします。
そうした場合、あまり反省文の内容って重要視されていないことが多いです。
反省文を出したこと、反省文を書かせたことに意味があるということです。
私の会社はそういった意味合いが強いため、とりあえず急いで作成して提出をします。
学校で教師から反省文を求められたときは、それは教師がどれくらい反省をしたのかを知りたいから書かせていると考えられます。
その場合は、問題に対してどのように考えたのかを丁寧に記載して、真摯な反省の言葉が求められます。
日付や名前、提出する相手を明記
この日付などの書き方については、それぞれの会社でテンプレートがあるかもしれません。
私の職場は、ワードで作成をしますが、設定をA4用紙に３０行３０文字の１２フォントと決まっています。
まずは同僚や先輩にそういった決まりがあるのか尋ねておいた方が無難です。
また、
〇日付を用紙の右隅に平成〇年〇月〇日と入れる
〇上から２行空けて左詰めで提出先の相手
〇さらに上から２行空けて右詰で自分の名前
〇上から２行空けて中央ぞろえで「反省文」
〇その後、反省文の内容を記載していく
といった形になっています。
もしテンプレートがない会社だとしても、日付、提出先の相手、自分の名前は絶対に必要ですね。
反省文は５つの要素から成り立っている
反省文を書いてきた経験から思うことは、
反省文は基本的に５つの要素から成り立っているということです。
すなわち、
〇問題となった事実や原因
〇そのことについてどう感じているか
〇迷惑をかけた人や被害者への謝罪
〇今後の対策
〇最後にもう一度謝罪や決意
の５つです。
書き出しは、「問題の事実と原因」です。
どういう問題を起こしてしまったのか、原因は何であったのかをできるだけ正確かつ客観的に書きます。
最初に思いつく限り当時のことを箇条書きにしておくと書きやすいですよ。
「そのことについてどう感じているか」、「迷惑をかけた人や被害者への謝罪」はどちらが先でも、一緒に書いてもいいと思います。
事故などで被害者がいれば必ずそこには触れなければいけませんし、遅刻であれば、部署の人への謝罪という形になるかもしれません。
その次に同じ問題を起こさないために、「今後の対策」を入れておきましょう。
原因は最初に考えているので、どうすればいいと思うかを書いていきます。
そして「最後にもう一度謝罪や決意」を入れて文章を終わらせます。
反省文の最後を決意を書くと今後の仕事への意欲が伝わりやすいです。
反省文の例文
反省文を書かされるケースは場面によっていろいろとあります。
うちの職場では、『遅刻』と『事故』で反省文を書くケースが多いように感じます。
そこでこの２つの反省文の例文を紹介します。
どの反省文を書くにしても基本は一緒と思うので参考にしてください。
『遅刻』をしたときの反省文
私は令和３年２月２４日、本来８時に出勤をしていなければいけなかったところ、前日の夜更かしが原因で、朝いつもの時間に起きることができず、１時間の遅刻をしてしまいました。
社会人としてあるまじき行為であり、とても恥ずかしく感じております。
遅刻をしたことにより、職場の皆さまにはご心配とご迷惑をおかけしたことを申し訳なく思っております。
今後は翌日に仕事があるときは夜更かしをするのではなく、仕事に備えて早めに就寝することを意識していきます。
改めて今回の件を謝罪するとともに、今後は仕事の面で期待にこたえられるように励んでまいりたいと思います。
遅刻の場合、比較的シンプルな内容になります。
寝坊の理由をどう書くかは少し悩むところです。
例えば夜通し遊んでいたとしても、そのまま馬鹿正直には書きづらいですね。
理由として書くとき、夜更かしをしてしまった、前日に飲みすぎてしまったあたりが割と多いかと思います。
『事故』起こしたときの反省文
私は、令和３年２月２６日、同僚である田中さんを助手席に乗せて職場の車を運転しておりました。狭い路地に差し掛かったときに、田中さんから、「狭いから気をつけろよ」と声を掛けられました。
しかし、これくらいなら大丈夫だという安易な気持ちで車を走らせたことにより、車の側面を外壁にこすって傷つけてしまいました。
私がもう少し慎重に運転をしていれば避けることができた事故であったと感じております。
仕事中の事故であり、また会社の車を運転していたため、ふだんよりもより慎重でなければいけなかったところ、会社にも田中さんにも多大なご迷惑をお掛けしてしまい申し訳ありませんでした。
今後は、安易な気持ちで運転することなく、いつでも事故は起こりうるのだということを念頭に置いて職務に励みたいと思います。
この度は誠に申し訳ありませんでした。
車の事故の場合、相手方がいるかどうかでも内容が変わってきます。
警察を呼ぶような事故でなければこんな文章になるかと。
同乗者がいれば、その方にも迷惑をかけてしまったことを記載しておきましょう。
反省文よりもその後が大切！
ここまで反省文の書き方ということで紹介をしてきました。
ただ、反省文ってそこまで意味がないのだろうなというのが個人的な感想です。
私を含め、ほとんどの人が書かされている感がぬぐえないからです。
一番大切なのはその後、職場でも学校でも自分の行動で見せていくことですね。
反省文を書くようにいわれると、凹んだり、少し嫌な気分になったりもしますが、そこは気持ちを切り替えてがんばっていきましょう！
