社会人になると、職場の先輩や上司に連絡をする機会が増えてきます。
今だと、メールよりもLINEが主流でしょうか。
私の職場でも、５０代６０代の先輩もLINEを活用しています。
目上の方へ送るメールだと少し気をつかうと思います。
でも、私は後輩から、
「それはちょっと失礼じゃないかな」
というメールを送られたことがけっこうあります。
”メールの打ち方”や”メールの内容”だけで、先輩からの評価が下がるのはもったいないですよね。
そこで、私の実体験から、どんなメールが失礼だと思われるか、どうメールをすれば良かったのかなどを紹介していきます。
自分自身が、そういうメールを送ってしまっていないか思い返しながら読んでもらえたらと思います。
こういうメールを送っていたら気をつけて
いきなり本題に入るメール
さて、うちの職場にはなかなか失礼な後輩Mがおります。
先日、一緒に待ち合わせして移動する仕事があったのですが、明日も早いしそろそろ寝ようと思った２２時ころ。
ぴろんって音とともにMから来たメールがこれだけ。
「明日って駅に７時でいいんですよね？」
さて、これに対して何も感じなかったあなた！
もしかしたらちょっと失礼なメールを上司に送っているかもしれません。
見た瞬間、別に怒りまではいかないですが、
「うわぁこういうメールふつうに送っちゃうのか？」
という残念な気持ちがMに対して沸き起こったものです。
私が上司や先輩にメールするときは、
「お忙しいところ失礼します」
「お休みのところすみません」
と最初に一文入れてから本題に入ります。
きっと、ほとんどの人がそうだと思います。
このときは、集合時間の確認でした。
もちろん、後輩が聞きたいのはこの部分だけなのでしょう。
とはいえ、目上の人に対して送るメールとしては不適切です。
さらに言うなら、送られてきたのは２２時頃。
友達相手なら別になんでもない時間かもしれませんよね。
私も仲のいい人には平気で送る時間ではあります。
ただ、上司や先輩は友達ではない……。
「夜分遅くに失礼します」
の一文はほしいですね。
できればもっと早い時間帯に確認すべきことですが、その一文があるだけで、印象がかなり変わります。
この場合、
「夜分遅くに失礼します。
明日の出張よろしくお願いします。
集合時間なのですが、〇〇駅に７時でよかったでしょうか。
申し訳ありませんが、お時間あるときに返信いただければと思います。」
くらいは送ってほしいです。
「はい」、「了解です」、「わかりました」だけのメール
仕事のことで、後輩からの質問に答えたときや、こちらから何か指示した内容についてこうした返信が来ることがあります。
後輩からの質問への答えに対して
この場合、後輩の方から質問があってメールを送ってきています。
それに対しての返事をして、後輩の疑問が解消されていると思ってください。
そうした場合、
「ありがとうございました」
と礼を入れるのを忘れないようにしましょう。
これは相手が先輩や上司に限った話ではないですよね。
友達が相手であっても、
「ありがとう！」
と言うものだと思います。
最低限度の礼儀として、答えてもらったことに対しては礼をきちんと入れましょう。
質問があったから答えたのに、その返信が、
「了解です」
だけだとなんとも寂しいものがあります。
少なくとも次からは答えるとしても、丁寧に調べて必要なことがわかるようにすべてメールしてあげようという気持ちはなくなります。
中には、聞きたいことが聞けたから満足したのか、既読はついているのに何も返してこなかった強者もいます。
もうこれは論外ですね。
何かしらのアクションをしてください。
こちらからの指示に対して
仕事上のことで、
「〇〇については、このように対処してください」
といった指示をすることがあります。
そうしたときに、上記のように、
「はい」
「了解です」
「わかりました」
だけのメールが返ってくることがあります。
確かに、こちらの指示は理解したのだと思います。
返信もしています。
ただできれば、
「〇〇の件について、承知しました。
連絡ありがとうございます。」
くらいは送れるといいと思います。
スタンプで返事をする
LINEでやり取りをしているとときどきあります。
そう、それがスタンプによる返信！！
このスタンプを使っていいかはけっこう迷うところです。
私自身は、基本的に仕事上のLINEでは使用しないようにしています。
通常のやり取りの中で、仲のいい先輩と信頼関係もできている中で使うのならまあよし。
でもそうでない場面で使うとなると、ちょっとそれはどうなのかと相手は感じるでしょう。
以前あったのは、後輩のミスに対しての注意をした際に、
「ごめんなさい」
という文字と、泣いているキャラクターの描かれたスタンプが送られてきました。
また、集合時間に遅刻しそうな後輩から、
「今向かっています」
という急いでいる様子のスタンプが送られてきたこともありました。
これを送られた上司や先輩が何を思うかというと、
「こいつまったく反省していないな！！」
です。
スタンプは便利な面もありますが、仕事では使わない方が無難です。
ましてや真剣な場面で使うとそれだけで信用を失います。
送る時間帯を考慮しない
これも若い後輩ほどよくあります。
夜中の０時、１時といった日付が変わった時間帯。
めずらしくそんな時間に電話がかかってきて見てみると、ここでも後輩Ｍ。
何か緊急の用かと思えば、ぜんぜん明日でも問題がないような話でした。
さすがに常識外れだと注意をしましたが、本人は、
「えっそんなんですか？」
と響いていない様子。
みなさんだと何時くらいまでだったら、仕事のメールや電話が来てもいいと思うでしょうか。
私は電話だと夜の１０時頃、メールだと日付が変わるまでには送ってほしいです。
これは仕事にもよるし、個人差もあると思います。
私の場合は少なくとも寝るまでにはと思ってしまいます。
その人だと何時まで大丈夫だろうかと、送る前に一度考えましょう。
できれば遅くなる前に用件は済ませたほうがいいですね。
終わりに
ここまで、私が後輩から送られてきたメールで、
「これはよくないな」
という点を取り上げました。
〇いきなり本題には入らない
〇たんぱくすぎる返信は印象が悪い
〇LINEだとスタンプは基本NG
〇送る時間帯は、相手が大丈夫そうな時間で
ただ、ほとんどの人は、問題なくメールを送れていると思います。
こうしたメールを送っていた後輩も、どこを気をつけてほしいか伝えれば、同じ失敗をすることはあまりありません。
常識がないということではなく、単純に知らないのだろうなと感じます。
私自身も、言われなければわからないことがたくさんあります。
これを読んだ後輩の人は、一つ考えながら先輩や上司にメールを送ってみてください。
先輩にあたる人は、後輩の指導をするときに、
「知らないんだな、経験したことないんだろうな」
というおおらかな気持ちで指導してあげてもらえたらと思います。
